La Correspondencia

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, entre otros. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

“ Conjunto de materiales impresos que se refieren a problemas personales o mercantiles, destinados a establecer una relación determinada entre distintas personas o empresas, interesadas en el intercambio de ideas”. Medina (2006)

Estilos de Correspondencia

EXISTEN  TRES  ESTILOS  DE  CORRESPONDENCIA: ESTILO SEMIBLOQUE, BLOQUE O BLOQUE EXTREMO.

La forma  tradicional  de escribir cartas es en:

• Estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y texto van marginados a la izquierda,  es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación)  al inicio de cada uno de ellos y se utiliza para correspondencia de carácter oficial.
• Estilo bloque se caracteriza porque el saludo y el texto de la carta van marginados a la izquierda, sin sangría o tabulación. Puede utilizarse en correspondencia oficial, comercial o privada.
•  Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales
• Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las líneas de la dirección, excepto la primera, lleva una sangría de cinco espacios en relación con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Clasificación:

La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

Por el destino: Públicas y Privadas

• Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
• Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

• Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
• Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

Por su tramitación: Postal y Telegráfica

• Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:
• Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
• Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario
• Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

• Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.
• Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
• Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

Por su extensión: Largas medianas y cortas

• Largas: Cuando contienen más de doscientas palabras
• Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
• Cortas: Cuando contienen cien palabras

Por su Forma: se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redacción y presentación. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc.

Manejo de la Correspondencia y Conformación de Expedientes

• Circulares: Para dar a conocer internamente actividades, normas, disposiciones y asuntos de interés común. Se dirigen a un grupo de destinatarios y no exigen respuesta por escrito.
• Memorandos: Son comunicaciones internas que se utilizan para impartir información, orientaciones y pautas a las dependencias y a los funcionarios. De acuerdo con el contenido puede generar una respuesta escrita.
• Actas Administrativas: Documento en el que consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión
• Constancias: Documento escrito de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
• Certificados: Documento público o privado, de carácter probatorio, que asegura la veracidad y legalidad de un hecho o acto solemne, acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma.

Conformación de Expedientes: La cantidad de correspondencia enviada y recibida varía de acuerdo con el tamaño de la empresa y la clase de sus negocios. Sin embargo, en todas las empresas es importante que la correspondencia, y otros documentos, se manejen de tal manera que puedan ser consultados rápidamente.

Documentos de Oficina

  Debe tenerse en cuenta que no todos los documentos existentes en nuestras oficinas o dependencias forman parte, necesariamente, del archivo institucional. Por ejemplo: las normas legales, boletines oficiales, diarios, publicaciones periódicas, entre otros, si bien son documentos, NO HAN SIDO PRODUCIDOS POR LA INSTITUCIÓN, por lo que no es documentación original y permanecen allí a efectos exclusivamente de apoyo informativo, por lo que se conservarán sólo mientras nos sean útiles. Estos documentos deben separarse de nuestro archivo. 

Importancia y Método para el Manejo de Documentos

El comercio, la banca, la industria y en gerencia el mundo de los negocios en cualquier a de sus ramas precisa en la comunicación precisa, porque las relaciones comerciales y empresariales necesitan fijarse en términos que solo pueden aportar la comunicación escrita, la cual tiene dos grandes propiedades: permanencia y constancia a las que cabe agregar las de ser (medio de prueba legal y medio de facilitación del medio comercial).

Permanencia: Todo escrito tiene como primera propiedad la de ser permanente. La permanencia conlleva duración, el complejo mundo de los negocios reposa, aparte de la rapidez vertiginosa de sus transacciones, en la permanencia y duración que otorga existencia de un documento.

Constancia: La permanencia implica constancia en los acuerdos y en los compromisos, la comunicación escrita es la única forma de garantizar eficazmente que lo que un día se pacta sigue en pie, un pedido, precio de un producto, condiciones de pago, forma y plazo de envío. En la constancia de las diferentes partes e interacciones en la relación mercantil o comercial.

En la utilización efectiva, de los recursos depende de lo bien que los gerentes de la organización entiendan y desempeñen sus puestos.

Existe una conexión entre los objetivos personales de los individuos en una organización y los objetivos de la organización en sí misma y al establecer esta conexión en la práctica es el trabajo del gerente.

Elaboración de los documentos de Oficina

CARTA COMERCIAL

Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro."

Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. de esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.

CARACTERÍSTICAS 

• Es un medio económico y rápido para establecer relaciones comerciales.
•  Deja constancia escrita del tema.
• Su redacción es formal, es decir, está sujeta a reglas determinadas.
•  Papel blanco y en tinta negra.
• Son escritas a máquina o computador.
• Su expresión es clara, natural, concisa, original y cortés.

PARTES DE UNA CARTA COMERCIAL:

Una carta comercial es la que se utiliza normalmente para dirigirse a una organización empresarial. No existe un modelo único a seguir para la realización de una carta comercial. Algunas empresas tienen sus propios modelos de acuerdo a sus normas de calidad.se pueden distinguir las siguientes partes en una carta comercial:

1. Encabezado: ubicado en la parte superior, allí se encuentra el membrete o logo de la empresa junto con su slogan o lema.

2. Ciudad y fecha: ciudad, pueblo o localidad donde se origina la carta, se acostumbra utilizar el formato de fecha mes día y año.

3. Destinatario: es la persona a quien dirigimos la carta. Puede ser una persona natural o jurídica. Es importante agregar el cargo o al área de la empresa a la que queremos llegue la carta.

4. Asunto o referencia: mensaje breve, no más de una línea donde se exprese el motivo principal por que se escribe la carta.

5. Saludo: una frase corta de cortesía, se incluye antes de escribir el texto de la carta.

6. Cuerpo del mensaje: son los párrafos donde se explican los motivos o las razones por los cuales se escribe la carta, el mensaje debe ser claro y que no se preste a confusiones.

7. Despedida: frase corta de cortesía.

8. Firma: nombre de la persona que escribe la carta, con el cargo y el número de identificación.

9. Iniciales: las primeras letras de la persona que elabora la carta, de esta forma se conoce quien la digitó.

10. Anexos: se utiliza cuando la carta va acompañada de documentos adicionales, se deben mencionar cuantos documentos se anexan.

Estructura

Una carta comercial se compone de tres partes:

1. El encabezamiento: El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre membrete, lugar y fecha, dirección del destinatario, y saludo. En general se indica también el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente de qué se trata.

2. El cuerpo: El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de tres partes: una introducción, un núcleo y una conclusión.

• En la introducción se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
•  En el núcleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante redactar el núcleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate de una reclamación.
• Se termina con una conclusión que sirve de resumen de la carta y/o de estímulo.

3. El cierre: El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre despedida, firma, nombre y cargo.

       En caso de anexos se indica el número de éstos. Además es posible añadir posdata o indicar si se envían copias a otras personas.

       En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la página. Este "estilo bloque" es la manera general de componer una carta.

       Dado los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con cortesía. Los tratamientos de respeto para el saludo son ‘distinguido(s) señor(es)’ o ‘distinguida(s) señora(s)’.            Otra forma un poco más personal es ‘Estimado señor’ y las variedades correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario siempre con ‘usted’ o ‘ustedes’.

       Para indicar si se envían fotocopias a otras personas se usa la expresión ‘C.c.’ seguido por el nombre del otro destinatario.

       Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la abreviación ‘P.O.’ (por orden) o ‘P.A.’ (por autorización), indicando que la persona que firma la carta tiene la autorización de la persona responsable.

EXTENSIÓN, ESTILO DE PRESENTACIÓN, PUNTUACIÓN

EXTENSIONES DE LA CARTA

• Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
• Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras.
• Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegos.

PUNTUACIÓN DE LA CARTA

Además de los estilos de presentación, también se han acordado varias normas de puntuación que complementan el atractivo de una carta. Existen tres normas de puntuación:

• La Puntuación Abierta: es la que no usa signos de puntuación después de las líneas de la fecha, destinatario, dirección, saludo, despedida y firma.
• La Puntuación Cerrada: se distingue por las siguientes características: se escribe un punto al final de la línea de la fecha, se utiliza coma después de cada línea del destinatario (excepto la ultima que lleva punto), se usan comas después de la despedida, se usan dos puntos después del saludo y se usan comas después de cada bloque de la firma (menos la ultima que lleva punto)
• La Puntuación Mixta: Combina las dos normas anteriores y se distingue por lo siguiente: se usan dos puntos después del saludo y se usa coma después de la despedida.

Memorando

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define línea del como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorándum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

CARACTERÍSTICAS DEL MEMORANDO

• El memorándum se escribe en papel que no sobrepase el tamaño medio oficio que tiene impresos el membrete del organismo y los datos esenciales, a fin de facilitar su despacho. En algunos casos la numeración es correlativa para lograr la mayor funcionalidad en la distribución y el archivo.
• Se inicia de tres a cuatro interlíneas del ASUNTO, contra el margen izquierdo. Se deja una interlinea entre reglones y dos párrafos.
•  Se redacta en tercera persona.
• Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).
• Utiliza  la construcción positiva.
• No usa rodeos de palabras.
• Las oraciones son directas y claras y cortas
• Se redacta en forma clara, breve, directa sencilla y cortés.
• En lo posible se trata un solo tema en el memorando.
• Es importante que el memorando no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.
• La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados.

PARTES DEL MEMORANDO

• Nombre del documento: Es donde se coloca la palabra MEMORANDUM de manera centrada en página y en mayúscula.
• Referencia: Es el numero de memorando; esta numeración debe ser consecutiva.
• Fecha: Se escribe la ciudad y la fecha del envió del mismo.
• Encabezamiento: Este está compuesto por el nombre del destinatario y el remitente, utilizando preposiciones como PARA y DE, respectivamente.
• Asuntos: Aquí se describe un texto no máximo de cuatro palabras y se refiere al contenido del memorando.
• Textos: En esta parte se redacta el tema o propósito del documento.
• Despedida: Esta parte es opcional; algunas personas la usan para colocar alguna frase de cortesía, por ejemplo atentamente.
• Remitente: Parte del documento que lleva los datos de quien envía el memorando.
• Iniciales: Se colocan las iniciales  del remitente (Mayúscula) y del transcriptor (minúscula); dichas iniciales deben ser separadas por /. (MM/el)

ESTRUCTURA

• Introducción: comunica el objetivo 
•  Desarrollo: cuerpo del memorando
• Conclusión: indica la acción esperada  ofrece recomendaciones refuerza el objetivo inicial resume el asunto

Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.

EXTENSIÓN Y ESTILO

Extensión: Son breves y abarcan la mitad de la hoja.

ESTILOS DE MEMORANDO

• BLOQUE: Este estilo es muy parecido al de bloque extremo. La diferencia consiste en que las líneas de número, fecha, despedida y firma se colocan partiendo del centro hacia el margen derecho. El asunto queda contra el margen izquierdo.   Copia, anexos y señales del transcriptor, también continúan contra el margen izquierdo.
• BLOQUE EXTREMO: Es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas parten del margen izquierdo; con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo. Entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

Asistente para Cartas y Memorando

Para hacer más fácil la elaboración de Cartas, WORD incorpora un asistente que lleva a cabo esta labor según una secuencia de pasos.

Correspondencia Combinada

Permite generar un documento con campos y modificar solo los datos variables sin que se altere la estructura general del documento

Cuando se requiera dirigir la misma carta a diferentes destinatarios se habla de “Combinación de correspondencia”. Él nombre en inglés “Mail Merge”, proviene de la aplicación más común para esta técnica, consiste en dirigir la misma carta a diferentes destinatarios. Sin embargo, el mismo procedimiento se puede emplear para otros propósitos, como personalizar un formulario, realizar diplomas de cursos, entre otros.

La Combinación de la correspondencia es una forma de utilizar campos para crear múltiples copias (personalizadas), en este ejemplo sería a diferentes facultades.

Elementos Complementarios de la Correspondencia

Sobres Comerciales: Es una cubierta que guarda y reserva documentos o comunicaciones escritas como ejemple la carta

Tipos de sobres

Por su sistema de cierre, se pueden distinguir:

• Sobres engomado: Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.
• Sobres autoadhesivos: cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los anteriores.

Por su diseño, se pueden distinguir:

• Sobres sin ventana: en los que hay que escribir la dirección del destinatario
• Sobres con ventana: Llevan una ventana plástica en la parte inferior izquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.   

     ASISTENTE PARA SOBRES

Microsoft Word nos brinda una herramienta valiosa para elaborar o imprimir sobres, lo que hace nuestro trabajo más fácil.